Pengertian Pegawai Arsip (Arsiparis)

A.    Pengertian Pegawai Arsip (Arsiparis)

Dalam Pasal 1 butir 10 UU No.43 Tahun 2009

tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah:

“Seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.”

Adapun menurut Permen PAN No. PER/3/M.PAN/3/2009 disebutkan bahwa:

“Arsiparis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.”

Secara terminologis,  istilah arsiparis dibakukan sejak diterbitkannya Keputusan Menteri PAN tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis. Dengan pembakuan tersebut kemudian dikenal istilah profesi kearsipan sebagai substansi yang melekat pada manajemen arsip. Dalam hal ini arsiparis diberi pengertian yang terbatas yaitu Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Arsiparis sebagai profesi harus didukung oleh substansi teoritis sebagaimana profesi lain pada umumnya. Tenaga profesional arsiparis adalah orang yang memiliki keterampilan, perilaku, sikap yang professional serta memiliki latar belakang teori dan minat kearsipan.

Kearsipan yang baik berhubungan dengan keputusan yang diambil oleh pimpinan organisasi (pimpinan kantor, pimpinan perguruan tinggi, atau pimpinan badan usaha, dsb). Keputusan yang akurat sebagai produk kepemimpinan suatu organisasi tidak lepas dari tersedianya bahan informasi bersumber arsip. Oleh karena itu seorang pegawai kearsipan harus mampu menyajikan bahan informasi secara tepat. Informasi harus disajikan secara baik dalam hal waktu maupun bahan. Hal-hal tersebut diatas mengharuskan petugas kearsipan memenuhi keempat persyaratan sebagai arsiparis, yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian dan kecerdasan.

B.       Kedudukan Hukum dan Kewenangan Pegawai Arsip

Pada Pasal 151 ayat (1) PP No. 28 Tahun 2012 seorang pegawai kearsipan (arsiparis) memiliki kedudukan hukum sebagai berikut:

(1)   Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya.

(2)   Fungsi dan tugas pegawai arsip (arsiparis) meliputi:

a)    Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga  Pemerintah, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, dan Organisasi Masyarakat.

b)   Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

c)    Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan.

d)   Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfataan arsip yang autentik dan terpercaya.

e)    Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

f)    Menjaga keselamatan arsip yang merupakan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, dan;

g)   Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas  pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Sedangkan pada Pasal 152, seorang pegawai kearsipan mempunyai kewenangan sebagai berikut:

a)    Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip

b)   Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

c)    Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

C.      Kegiatan Kearsipan

Kegiatan kearsipan adalah kegiatan yang berkesinambungan dalam pengelolaan arsip secara manual dan/atau elektronik, dimulai dari proses penciptaan, penyelamatan dan pemeliharaan, penyusutan, akuisisi, preservasi dan publikasi, pelayanan, pembinaan, bimbingan dan supervisi serta akreditasi dan sertifikasi kearsipan

Pada pasal 26 tercantum kegiatan kearsipan, sebagai berikut:

Pasal 26 ayat (1)

Arsiparis yang telah memiliki sertifikat kompetensi kearsipan di bidang teknis tertentu bertanggung jawab secara penuh melakukan kegiatan kearsipan tertentu yang disertifikasi.

Pasal  26 ayat (2)

Arsiparis yang telah memiliki sertifikat kompetensi kearsipan di bidang teknis tertentu dapat melakukan bimbingan teknis secara penuh sesuai dengan bidang teknis yang disertifikasi.

Pasal 27 ayat (1)

Arsiparis Pegawai Negeri Sipil yang telah memiliki sertifikat kompetensi kearsipan mendapatkan tambahan tunjangan sumber daya kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 27 ayat (2)

Arsiparis non-Pegawai Negeri Sipil yang telah memiliki sertifikat kompetensi kearsipan dapat diberikan tambahan tunjangan sumber daya kearsipan sesuai ketentuan yang diatur oleh instansi atau lembaga masing-masing.

D.      Aspek-Aspek Kompetensi Yang Ada Pada Diri Pegawai Kearsipan (Arsiparis)

1)        Kompetensi Aspek Pengetahuan (Knowledge)

      Pendidikan Profesi

      Diklat yang dipersyaratkan

      Pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasi

2)        Kompetensi Aspek Sikap (Atitude)

   Performa selama di tempat kerja

   Tanggapan lingkungan kerja

   Penghargaan

   Penilaian.

3)        Kompetensi Aspek Keterampilan (Skill)

   Keterampilan melaksanakan pekerjaan

   Keterampilan mengelola pekerjaan

   Keterampilan mengantisipasi kemungkinan

   Keterampilan mengelola lingkungan kerja

   Keterampilan beradaptasi.

E.       Kompetensi Dasar Pegawai Arsip (Arsiparis)

a)        Pegawai kearsipan berkewajiban untuk mengungkapkan informasi yang terolah dalam arsip

b)        Pegawai kearsipan harus meramu dan mengolah informasi.

c)        Pegawai kearsipan harus mampu menyajikan informasi secara utuh, lengkap, akurat serta terpercaya kepada mereka yang tidak hanya memerlukan namun juga berhak.

d)       Pegawai kearsipan harus mengatur seberapa besar informasi dapat disajikan kepada siapa.

e)        Dalam sistem jaringan informasi kearsipan pegawai kearsipan berperan sebagai simpul.

F.       Tingkat Jabatan Pegawai Arsip (Arsiparis)

a)        Arsiparis Tingkat Terampil

Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis di bidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan.

b)      Arsiparis Tingkat Ahli

Arsiparis dengan kualifikasi profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu  pengetahuan dan teknologi di bidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan.

G.      Jenjang Jabatan Pegawai Arsip (Arsiparis)

a)        Tingkat Terampil

1.      Arsiparis Pelaksana

-        Pengatur,  II/c

-        Pengatur Tk.I, II/d

2.      Arsiparis Pelaksana Lanjutan

-                    Penata Muda, III/a

-                    Penata Muda Tk.I, III/b

3.    Arsiparis Penyelia

-        Penata, III/c

-        Penata Tk. I, III/d

b)       Tingkat Ahli

1. Arsiparis Pertama

-        Penata Muda, III/a

-        Penata Muda Tk.I, III/b

2. Arsiparis Muda

-        Penata, III/c

-        Penata Tk.I, III/d

3. Arsiparis Madya

-        Pembina IV/a

-        Pembina Tk. I, IV/b

-        Pembina Utama Muda IV/c

4. Arsiparis Utama

-        Pembina Utama Madya IV/d

-        Pembina Utama IV/e

H.           Kode Etik Pegawai Arsip (Arsiparis) Indonesia

Kongres ke-2 AAI Nomor: 7/KONGRES-2/AAI/2010 tangal 18 Agustus 2010, Standar moralitas dalam menjalankan tugas, kewenangan dan tanggungjawab profesi kearsipan, yaitu:

 1               Arsiparis Indonesia bertaqwa kepadaTuhan Yang Maha Esa

 2               Arsiparis Indonesia setia dan taat kepada Pancasila  dan Undang-undang Dasar 1945

 3                Arsiparis Indonesia harus jujur dan bertanggungjawab, bersemangat untuk meningkatkan kompetensi, profesionalitas, komitmen, dedikasi integritas dalam menjalankan tugas dan fungsinya

 4               Arsiparis Indonesia harus mempertahankan dan melindungi otentisitas, reliabilitas, legalitas dan integritas dari suatu arsip;

 5               Arsiparis Indonesia bertanggungjawab atas pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan, penilaian dan akuisisi, deskripsi, pelestarian sampai dengan akses dan pemanfaatan arsip demi kemaslahatan bangsa.

I.         Syarat-syarat Pegawai Arsip (Arsiparis)

Secara umum, syarat-syarat pegawai arsip yang baik adalah sebagai berikut:

1.        Ketrampilan

            Merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh pegawai kearsipan, ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip. Demikian pula, seorang pegawai kkearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan pegawai arsip tersebut dapat menyajikan data tepat waktu.

2.        Ketelitian

            Dimaksudkan bahwa pegawai kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Pegawai arsip harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat.

3.        Kerapian

            Kerapian adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban, dan kerapian. Seorang pegawai arsip perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan dan ketertiban. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, dan tertib. Implikasi kerapian seorang pegawai arsip, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata secara teratur, dan tertib. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.

4.        Kecerdasan,

            Dalam hal ini cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuai dengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapat mengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat. Seorang pegawai yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, pegawai tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan terjadi.

Syarat-syarat pegawai arsip menurut beberapa ahli

Menurut Littlefield dan Peterson, seorang pegawai arsip harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimiliki, yaitu:

 1          Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal

 2          Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka pada warkat

 3          Memiliki kecermatan

 4          Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian kecil

 5           Memiliki sifat kerapian dalam bekerja

 6          Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

Menurut Drs. Anhar, untuk menjadi pegawai arsip diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum, keterampilan dan kerapian. Di samping itu, pegawai arsip harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

 1          Menguasai pengetahuan tata kearsipan

 2          Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan

 3          Mengenal seluk/beluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan

 4          Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik.