Penyimpanan Arsip Sistem Abjad

Sistem Abjad merupakan salah satu dari beberapa sistem penyimpanan arsip, selain sistem abjad, dikenal juga sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, juga sistem wilayah. Setiap sistem ini pun memiliki keunggulan dan kelemahannya namun untuk menentukan sistem penyimpanan apa yang hendak digunakan hendaknya berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Baiknya kita kembali membahas sistem abjad, pada dasarnya setiap manusia, organisasi, perusahaan (pemerintah/swasta) pasti memiliki nama. Atas dasar nama itulah sistem ini beranjak, perlu diketahui sistem ini adalah dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem Abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung (direct filing system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

Guide pada sistem abjad

Sistem ini juga sederhana dan mudah dipraktekkan karena pada umumnya orang mempunyai kecendrungan lebih mudah mengingat nama orang, badan/organisasi dibandingkan nomor dan angka. Contoh sederhana dapat dilakukan dirumah tangga. Arsip-arsip dimasukan pada map berdasarkan nama anggota keluarga.
Misal.
1. Map "Maryam"
2. Map "Dino"
3. Map "Ibu"
dengan demikian ada tiga buah map bernama masing-masing Maryam, Dino, Ibu, berisi arsip milik mereka pribadi.

Alasan Pemilihan Sistem Abjad
Dari beberapa sistem penyimpanan tentu kita bertanya-tanya mengapa harus memakai sistem ini, sistem itu, untuk sistem abjad ini paling tidak kita bisa berargumen sebagai berikut:

• nama lebih mudah diingat oleh siapapun
• petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
• dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui nama
• jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Itulah beberapa alasan mengapa kita menggunakan sistem abjad ini.

Adapun keuntungan penggunaan sistem abjad adalah:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
4. Mudah diterapkan

Sedangkan kerugian sistem abjad adalah:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya
2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya.
3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks
4. Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip.

Demikianlah keuntungan dan kelemahan sistem Abjad ini, perlu diperhatikan bahwa sistem abjad ini bergantung pada indeks arsip tersebut. Maka sebelum menggunakan sistem abjad ini, hendaknya petugas menguasai cara Mengindeks arsip.

Peraturan Mengindeks.

Pada penyimpanan sistem abjad, pengelompokan arsip disusun berdasarkan nama orang/badan/organisasi. Sedang indeks adalah sarana penemuan kembali arsip dengan cara mengidentifikasikan naskah/berkas melalui penunjukan suatu tanda pengenal, yang dapat membedakan arsip tersebut dengan arsip lainnya. Secara singkat indeks dapat dikatakan sebagai tanda pengenal arsip. Dengan demikian, indeks dalam sistem abjad adalah indeks yang berdasarkan nama orang/nama badan.

Dalam mengindeks nama orang/badan/organisasi, ada beberapa peraturan mengindeks yang sudah menjadi ketetapan yang berlaku secara universal dalam bidang kearsipan. Tentang Peraturan Mengindeks akan dijabarkan lebih lanjut pada artikel lain.

Setelah paham tata cara mengindeks maka langkah selanjutnya sebelum menyimpan arsip adalah membuat daftar klasifikasi abjad. Daftar klasifikasi abjad ini adalah pengelompokan arsip berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Nama untuk menyimpan arsip terdiri dari beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

a. Nama Perorangan

b. Nama Perusahaan

c. Instansi Pemerintah

d. Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks (apakah itu perorangan, perusahaan, pemerintah, organisasi), kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunnya dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.
Berikut contoh susunan klasifikasi abjad. dalam sebuah laci.

Lebih lanjut tentang tata cara mengindeks, baca Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Arsip

Guide pada Sistem Abjad

Dibalik setiap guide abjad inilah disimpan surat-surat yang sudah diklasifikasikan/dikelompokan berdasarkan susunan abjad.
Contoh:
Abdurahman
Ali Abdurahman
Waluyo Abdi
Haryanto Arbi
Abdullah Badawi
Gunawan Budianto
Raihan Binsar
Ratna Budianto
Chacha Cahyanti
Yulianti Cahyati
Septian Dwi Cahyo
Alia Mitha Cahaya

setelah nama-nama tersebut diindeks dan diklasifikasikan, maka urutan surat-surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Abdi, Waluyo

2. Abdurahman
3. Abdurahman, Ali
4. Arbi, Haryanto
5. Badawi, Abdullah
6. Binsar, Raihan
7. Budianti, Ratna
8. Budianto, Gunawan
9. Cahaya, Alia, Mitha
10. Cahyati, Chacha
11. Cahyati, Yulianti
12. Cahyo, Septian, Dwi

Kalau sudah diurutkan seperti diatas maka tinggal meletakan surat tersebut kedalam guide yang sesuai dengan abjadnya, misal: Abdi, Waluyo disimpan pada guide A.

Peralatan yang digunakan pada sistem abjad ini merupakan peralatan yang sering dijumpai di semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Peralatan itu antara lain:

a) Filling Cabinet
Laci filling cabinet dapat menampung sekitar 3500-4000 lembar. Jadi penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Laci tersebut dapat diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja satu laci hanya untuk 1 kode huruf. Jadi bisa saja dibutuhkan 26 laci.

b) Guide
Guide sebagai pembatas antara kelomkpok arsip yang satu dengan yang lainnya.

c) Hanging Folder
Untuk menyimpan surat dalam filling cabinet, surat harus terlebih dahulu disimpan dalam hanging folder. Jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder ditempatkan dibelakang guide.

d) Alat Sortir
Alat sortir berguna untuk memudahkan dalam menyortir arsip.

Untuk lebih jelas tentang peralatan arsip yang dibutuhkan silahkan lihat pada artikel jenis-jenis peralatan arsip.

Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad
Langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:

a) memeriksa berkas
Berkas diperiksa apakah arsip tersebut dapat disimpan atau belum. Untuk mengetahuinya dapat dilihat pada surat tersebut apakah ada tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak. seperti tanda "simpan" "file" "dep" (Deponeran=simpan). Jika masih ragu maka lebih baik tanyakan pada pimpinan atau orang yang bersangkutan.

b) mengindeks surat/berkas
Surat dibaca kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan mengindeks maka dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dapat ditanyakan kepada pimpinan.

c) mengode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui kode indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis pada pojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanannya secara horizontal maka kode ditulis pada pojok kanan surat. Sebaiknya penulisannya menggunakan pensil yang bertujuan apabila hendak difotokopy.

d) menyortir surat
Kegiatan ini mengelompokan surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu "mondar-mandir". Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat bersamaan pada jumlah yang banyak.

e) menempatkan surat
Langkah terakhir dalam proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.

Prosedur penemuan kembali arsip
Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman.

Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut.
 a) Menentukan Judul Surat
Petugas harus mengetahui judul arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).
Contoh: Agus ingin meminjam surat  dari PT Cahya Gemilang, maka yang dilakukan petugas adalah menentukan judul surat yakni PT Cahya Gemilang.

b) Menetukan Indeks
Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan organisasi.
Contoh: Petugas kemudian mengindeks PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.

c) Menentukan Kode/surat
Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu untuk mencapai arsip.
Contoh: Cahya Gemilang, PT kodenya adalah Ca

d) Mencari arsip ditempat penyimpanan
Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.
Contoh: Arsip tersebut kemudian dicari di filing cabinet pada laci berkode A-D, di belakang guide C, di dalam hanging folder Ca.

e) Mengambil Arsip
Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip.

f) Memberikan arsip kepada peminjam
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.

g) Menyimpan lembar pinjam arsip pada ticker file
Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip-arsip yang dipinjam.

Demikian proses penyimpanan arsip dalam sistem abjad.